Ef atvinnurekandi hyggst safna og vinna viðkvæmar persónuupplýsingar, s.s. upplýsingar um heilsuhagi, þar á meðal um erfðaeiginleika, lyfja- áfengis- og vímuefnanotkun, þá ber honum að tilkynna Persónuvernd um þá vinnslu áður en hún hefst. Sama gildir um skráningu upplýsinga um litarhátt, kynþátt, stjórnmálaskoðanir, svo og trúar- eða aðrar lífsskoðanir, stéttarfélagsaðild, refsiverðan verknað og sakaferil.

Atvinnurekanda ber ekki að tilkynna Persónuvernd um vinnslu almennra persónuupplýsinga sem teljast eðlilegur þáttur í starfsemi hans og taka einungis til þeirra sem tengjast starfi hans eða verksviði, svo sem viðskiptamanna, starfsmanna eða félagsmanna. Sama á við ef vinnslan er nauðsynleg til efnda á laga- eða samningsskyldum, þ.m.t. samkvæmt kjarasamningi, sem hann er bundinn af.

Sama gildir um rafræna vöktun, nema hún sé að öllu leyti eða að hluta til stafræn eða unnin þannig að með skjótvirkum hætti megi finna í safni mynda/hljóða upplýsingar um tilgreinda menn. Ef svo er ber að tilkynna Persónuvernd um vöktunina.

Rafræn vöktun

Í reglum Persónuverndar frá 2008 er fjallað um rafræna vöktun á vinnustöðum, í skólum og á öðrum svæðum þar sem takmarkaður hópur fólks fer um að jafnaði. Samkvæmt þessum reglum getur rafræn vöktun einkum verið framkvæmd með:

• Netþjónum
• Búnaði til að fylgjast með símanotkun
• Eftirlitsmyndavélum
• Vefmyndavélum
• Ökuritum
• Rafrænum staðsetningarbúnaði osfrv.

Reglurnar gilda um framangreinda vöktun en þó ekki um eftirlit með mætingum, t.d. með notkun stimpilkorta.

Vöktun með leynd er óheimil nema hún styðjist við lagaheimild eða úrskurð dómara. Rafræn vöktun verður að fara fram í yfirlýstum, skýrum og málefnalegum tilgangi s.s. í öryggis- eða eignavörsluskyni.