Kóvid-faraldurinn getur haft áhrif á innleiðingu styttingu vinnuvikunnar en hjá Skógræktinni lét starfsfólkið lét faraldurinn ekki stoppa sig í því að vinna þetta verkefni vel og stytta vinnuvikuna í 36 stundir.
Skógræktin fylgdi vel þeim verkferlum sem lagt er upp með, til dæmis á vefnum betrivinnutimi.is. Fyrsta skrefið var að stofna vinnutímanefnd sem greindi starfsemi stofnunarinnar og í kjölfarið efnt til starfsmannafundar, segir Björg Björnsdóttir, mannauðsstjóri Skógræktarinnar. Fundurinn, eins og aðrir fundir í þessu ferli, fór fram í gegnum fjarfundabúnað vegna heimsfaraldursins.
„Við vorum kannski í aðeins annarri stöðu en margir aðrir vinnustaðir. Við höfum verið að nota fjarfundabúnað markvisst undanfarin ár enda erum við með starfsstöðvar um allt land,“ segir Björg.
Á starfsmannafundinum var byrjað á innleiðingu frá fulltrúa kjara- og mannauðssýslu ríkisins og kynnti vinnutímanefnd svo greiningu á starfseminni. Að því loknu var farið í umbótasamtal meðal starfsmanna. Í kjölfar fundarins var einnig boðið upp á sérstakt umbótasamtal með starfsfólki á einstökum sviðum Skógræktarinnar.
„Í þessu umbótasamtali lögðum við mikla áherslu á að við viljum ekki að starfsfólkið okkar sé að hlaupa hraðar heldur viljum við hjálpa okkar fólki að nýta tímann í vinnunni betur,“ segir Björg. „Það voru langsamlega flestir mjög jákvæðir gagnvart því að stytta vinnuvikuna en fólkið okkar hjá Skógræktinni er upp til hópa með mikla ástríðu fyrir skógrækt og finnst mjög gaman í vinnunni. Einn sagðist meira að segja frekar vilja lengja vinnuvikuna,“ segir hún og hlær.
Ákveðið var að fara í hámarksstyttingu og stytta þar með vinnuviku starfsfólks úr 40 stundum í 36. Flest starfsfólk tekur styttinguna út vikulega, á föstudögum, en einhverjir taka hana út með einum frídegi aðra hverja viku, einnig á föstudögum. Nýtt skipulag með styttri vinnuviku tekur gildi hjá Skógræktinni strax í byrjun desember og er unnið eftir því til reynslu til 1. ágúst 2021.
Áfram matur og kaffi
Björg segir að með breytingunum verði neysluhlé starfsfólks á forræði stofnunarinnar og það eigi því ekki lengur 30 til 35 mínútna hádegishlé sem það geti ráðstafað að vild. Hún tekur þó skýrt fram að áfram geti starfsfólk matast á vinnutíma, tekið stuttar pásur og fengið sér kaffibolla eða aðra hressingu þó ekki sé um formlegan kaffitíma að ræða. Þessi neysluhlé verði skipulögð nánar í samræmi við þarfir starfsfólks og eðli starfseminnar á hverri starfsstöð Skógræktarinnar.
Samhliða styttinguni mun hver starfsstöð móta skýra viðverustefnu sem ætlað er að tryggja þjónustustig, auðvelda yfirsýn starfsfólks og utanumhald sviðsstjóra, segir Björg. Þá séu starfsmenn beðnir um að nota styttinguna á föstudögum fyrir skrepp eins og mögulega er hægt.
Umbótaaðgerðir bæta þjónustu
„Þessar breytingar falla mjög vel að okkar starfsmannastefnu, við höfum alltaf reynt að hlúa vel að okkar starfsfólki,“ segir Björg. Skógræktin mun einnig ráðast í ýmsar umbótaaðgerðir til að nýta vinnutímann sem best. Þar má nefna endurskoðun verkferla út frá hugmyndafræði straumlínustjórnunar og skipulags vinnutíma, auknar stafrænar lausnir og kortlagningu hæfni og þekkingar innan stofnunarinnar. Einnig verður skoðað að fara í innleiðingu á gæðastjórnunarkerfi. „Þetta vonandi þýðir að þjónusta Skógræktarinnar verður jafnvel betri en fyrir styttingu vinnuvikunnar,“ segir Björg.
Hægt er að kynna sér allt um styttinguna á vefnum styttri.is og á betrivinnutimi.is.